Gestió Eficient

Les dades són un actiu de gran valor que l’Ajuntament i la resta d’actors socials i econòmics del territori han de ser capaços de convertir en informació crítica per a guanyar percepció i prendre millors decisions. L’Ajuntament ha d’aconseguir una bona governabilitat i gestió de les dades corporatives. Això requereix un enfocament holístic per a administrar, millorar i aprofitar el coneixement existent, trencant les tradicionals sitges d’informació disperses en els departaments municipals. Caldrà doncs realitzar un inventari de totes les fonts de dades establint les normes organitzatives i tècniques per a la seua obtenció, tractament i preservació de la privadesa, especialment aquelles relacionades amb el compliment de normatives.

En cas que els serveis municipals siguen gestionats per altres entitats o empreses concessionàries, s’han d’incloure clàusules en els plecs que obliguen a proporcionar a l’Ajuntament totes les dades rellevants sobre el funcionament d’aquests serveis.

Un bon govern de dades suposarà realitzar totes les funcions definides de la manera més eficient possible i assegurar que els actius informatius compleixen amb els objectius definits. La qualitat i integritat de les dades és imprescindible per a implantar solucions d’analítica, d’aprenentatge automàtic (Machine Learning), de transparència i de dades obertes.

La implantació d’un model de govern de dades té com a objectiu aconseguir que les dades gestionades per l’Ajuntament siguen de qualitat. Una vegada assentades les bones pràctiques respecte a la gestió de dades, l’Ajuntament ha de traure partit a les dades convertint-les en informació útil per a la presa de decisions. És necessari, per tant, implantar eines d’intel·ligència empresarial (Business Intelligence) i magatzem de dades (Data Warehouse), que faciliten l’anàlisi predictiu i la visualització de dades.

Caldrà determinar les necessitats d’informació dels departaments municipals, definir els objectius estratègics a través de KPI i dissenyar quadres de comandament per a analitzar i visualitzar les dades dels diferents serveis i sistemes.

El projecte consisteix en la implantació de serveis tributaris en la seu electrònica municipal. Actualment ja està disponible el pagament en línia d’autoliquidacions i multes. Es preveu la incorporació dels següents serveis:

• Presentació d’autoliquidacions i consulta de les ja presentades.

• Pagament de rebuts i consulta de l’històric.

• Emissió de duplicats i domiciliació de rebuts.

• Consulta de les dades tributàries que l’Ajuntament té de cada contribuent. En concret, dels objectes tributaris i dels preus públics pels quals l’Ajuntament liquida els deutes als contribuents.

Implantació d’un sistema de gestió d’arxivament únic d’expedients i documents, tant en suport paper com electrònic.

El sistema s’haurà d’adaptar a la descripció arxivística pròpia de l’Ajuntament (normalització, tesaurus, quadres de classificació, organigrama, etc.). Permetrà, a més, l’arxivament definitiu d’expedients i documentació electrònica segons el que disposa el RD 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat en l'àmbit de l'Administració electrònica.

El sistema s’haurà d’integrar amb l’aplicació de gestió d’expedients electrònics i la resta d’aplicacions municipals que generen documentació.

Una vegada implantat el sistema, es procedirà a la digitalització del fons arxivístic en paper.

En l’actualitat l’Ajuntament ja està complint amb l’obligació de contractar electrònicament, com estableix la Llei 9/2017, de 8 de novembre, de Contractes del Sector Públic, a través de la Plataforma de Contractació del Sector Públic. Aquesta plataforma permet la publicació de licitacions, la preparació i presentació d'ofertes telemàticament pel licitador, la custòdia electrònica d’aquestes pel sistema i l'obertura i avaluació electrònica de la documentació per part de l’Administració.

L’Ajuntament ha d’avaluar en els mesos vinents el funcionament d’aquesta solució de licitació electrònica i valorar la conveniència o no de seguir utilitzant-la o contractar una altra solució existent en el mercat. En qualsevol cas, cal integrar el sistema de licitació electrònica amb el sistema de gestió d’expedients per a simplificar el procés de publicació de licitacions i resultats en la Plataforma de Contractació del Sector Públic.

Per altra banda, s’ha de realitzar una tasca de difusió i formació a les empreses, especialment les locals, per a facilitar la seua incorporació al món digital en l’àmbit de la contractació pública.

L’Ajuntament té la necessitat d’implantar un sistema de gestió integral del patrimoni. Per a dur a terme el projecte cal abordar les següents tasques:

• Realitzar un diagnòstic de la situació actual del patrimoni.

• Dissenyar un model de gestió del patrimoni.

• Elaborar un manual de normes i procediments.

• Implantar una aplicació informàtica que permeta la gestió patrimonial.

• Dissenyar la metodologia i assistència en l'anàlisi i obtenció de dades.

El sistema de gestió patrimonial haurà d’integrar-se amb l’aplicació comptable de forma que l’inventari de béns i drets i el balanç de l’entitat reflectisquen la realitat patrimonial.

L’Ajuntament genera una gran quantitat d'informació que creix dia a dia. Els usuaris dediquen molt de temps a organitzar els seus arxius i a buscar documents concrets en el seu treball diari. L’augment constant del volum d’informació documental i de correu electrònic fa que el servei d’informàtica municipal haja d’ampliar periòdicament els sistemes d’emmagatzematge d’arxius i de còpies de seguretat.

Per altra banda, els diferents departaments municipals treballen, cada vegada més, d’una forma més transversal. Els projectes s’aborden des d’una perspectiva multidisciplinària i, per tant, els tècnics municipals necessiten eines que faciliten el treball col·laboratiu.

Els sistemes de gestió i creació de documents utilitzats actualment en l’Ajuntament no permeten treballar en equip mitjançant la compartició i l’edició conjunta de documents, la comunicació en temps real a través de missatgeria o videoconferència, la gestió i planificació de projectes, l’accés a la informació des de dispositius mòbils, etc.

Per a solucionar aquestes qüestions i, al mateix temps, resoldre el problema que representa la creixent necessitat d’emmagatzematge d’informació, es fa necessari implantar una solució de gestió documental i treball col·laboratiu en el núvol.

El projecte consisteix a implantar un sistema que cobrisca tot el cicle de gestió dels recursos humans i que centralitze la informació referent a l’estructura, selecció, vida laboral, avaluació i desenvolupament, compensació, control de presència, etc.

L’aplicació ha de disposar d’un portal del personal empleat amb el qual el personal municipal tinga accés a totes les seues dades laborals i puga realitzar les sol·licituds i gestions internes. Les sol·licituds s’hauran de tramitar a través de fluxos de gestió descentralitzada que agilitzen els procediments interns.

La solució escollida haurà de facilitar el treball del departament de personal, automatitzant les tasques rutinàries i oferint un potent sistema de consulta i anàlisi de la situació dels recursos humans de l’Ajuntament.

El projecte preveu la implantació d’un sistema únic i integrat de gestió automatitzada d'actes de plens. El sistema ha d’indexar paraules, ordre del dia i intervinents, per a oferir al funcionariat la possibilitat de signar digitalment vídeos, àudio i qualsevol document electrònic amb plena validesa jurídica. Així mateix, ha de permetre la publicació en el portal web municipal de les actes digitals mitjançant un visor senzill que facilite la localització i visualització de punts concrets de la sessió.

La UNE 66182:2015 «Guia per a l'avaluació integral del govern local i el desenvolupament com a ciutat intel·ligent» (AENOR, 2015) ofereix un instrument de diagnòstic de la realitat municipal per a ajudar als ajuntaments en el procés de transformació i avanç cap a una ciutat intel·ligent.

La norma defineix el terme «Intel·ligent» com «l’estratègia de progrés del govern local basada en l'aplicació dels avanços tecnològics, especialment les tecnologies de la informació i la comunicació (TIC), per a tindre serveis més eficients i millorar la qualitat de vida dels habitants i visitants del seu terme municipal, així com contribuir al desenvolupament econòmic, social i ambiental».

Aquesta norma proporciona una metodologia senzilla i pràctica, que no exigeix coneixements tècnics o especialitzats en gestió de qualitat, o en l'àmbit de les tecnologies de la informació i comunicació. El procés d'avaluació (diagnòstic) es realitza considerant un conjunt de pautes metodològiques. Bàsicament consisteix a contrastar les actuacions municipals amb un sistema integral d'indicadors per a determinar el nivell de desenvolupament de l'estratègia de ciutat intel·ligent.