Gestión Eficiente

Los datos son un activo de gran valor que el Ayuntamiento y el resto de actores sociales y económicos del territorio tienen que ser capaces de convertir en información crítica para ganar percepción y tomar mejores decisiones. El Ayuntamiento tiene que conseguir una buena gobernabilidad y gestión de los datos corporativos. Esto requiere un enfoque holístico para administrar, mejorar y aprovechar el conocimiento existente, rompiendo los tradicionales silos de información dispersas en los departamentos municipales. Hará falta pues realizar un inventario de todas las fuentes de datos estableciendo las normas organizativas y técnicas para su obtención, tratamiento y preservación de la privacidad, especialmente aquellas relacionadas con el cumplimiento de normativas.

En caso de que los servicios municipales sean gestionados por otras entidades o empresas concesionarias, se tienen que incluir cláusulas en los pliegos que obligan a proporcionar en el Ayuntamiento todos los datos relevantes sobre el funcionamiento de estos servicios.

Un buen gobierno de datos supondrá realizar todas las funciones definidas de la manera más eficiente posible y asegurar que los activos informativos cumplen con los objetivos definidos. La calidad e integridad de los datos es imprescindible para implantar soluciones de analítica, de aprendizaje automático (*Machine *Learning), de transparencia y de datos abiertos.

La implantación de un modelo de gobierno de datos tiene como objetivo conseguir que los datos gestionados por el Ayuntamiento sean de calidad. Una vez asentadas las buenas prácticas respecto a la gestión de datos, el Ayuntamiento tiene que sacar partido a los datos convirtiéndolas en información útil para la toma de decisiones. Es necesario, por lo tanto, implantar aperos de inteligencia empresarial (Business Intelligence) y almacén de datos (Data Warehouse), que facilitan el análisis predictivo y la visualización de datos.

Habrá que determinar las necesidades de información de los departamentos municipales, definir los objetivos estratégicos a través de KPI y diseñar cuadros de mando para analizar y visualizar los datos de los diferentes servicios y sistemas.

El proyecto consiste en la implantación de servicios tributarios en la sede electrónica municipal. Actualmente ya está disponible el pago en linea de autoliquidaciones y multas. Se prevé la incorporación de los siguientes servicios:

• Presentación de autoliquidaciones y consulta de las ya presentadas.

• Pago de recibos y consulta del histórico.

• Emisión de duplicados y domiciliación de recibos.

• Consulta de los datos tributarios que el Ayuntamiento tiene de cada contribuyente. En concreto, de los objetos tributarios y de los precios públicos por los cuales el Ayuntamiento liquida las deudas a los contribuyentes.

Implantación de un sistema de gestión de archivo único de expedientes y documentos, tanto en apoyo papel como electrónico.

El sistema se tendrá que adaptar a la descripción archivística propia del Ayuntamiento (normalización, tesauro, cuadros de clasificación, organigrama, etc.). Permitirá, además, el archivo definitivo de expedientes y documentación electrónica según el que dispone el RD 4/2010, de 8 de enero, por el cual se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica.

El sistema se tendrá que integrar con la aplicación de gestión de expedientes electrónicos y el resto de aplicaciones municipales que generan documentación.

Una vez implantado el sistema, se procederá a la digitalización del fondo archivístico en papel.

En la actualidad el Ayuntamiento ya está cumpliendo con la obligación de contratar electrónicamente, como establece la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, a través de la Plataforma de Contratación del Sector Público. Esta plataforma permite la publicación de licitaciones, la preparación y presentación de ofertas telemáticamente por el licitador, la custodia electrónica de estas por el sistema y la apertura y evaluación electrónica de la documentación por parte de la Administración.

El Ayuntamiento tiene que evaluar en los meses próximos el funcionamiento de esta solución de licitación electrónica y valorar la conveniencia o no de seguir utilizándola o contratar otra solución existente en el mercado. En cualquier caso, hay que integrar el sistema de licitación electrónica con el sistema de gestión de expedientes para simplificar el proceso de publicación de licitaciones y resultados en la Plataforma de Contratación del Sector Público.

Por otro lado, se tiene que realizar una tarea de difusión y formación a las empresas, especialmente las locales, para facilitar su incorporación en el mundo digital en el ámbito de la contratación pública.

El Ayuntamiento tiene la necesidad de implantar un sistema de gestión integral del patrimonio. Para llevar a cabo el proyecto hay que abordar las siguientes tareas:

• Realizar un diagnóstico de la situación actual del patrimonio.

• Diseñar un modelo de gestión del patrimonio..

• Elaborar un manual de normas y procedimientos

• Implantar una aplicación informática que permita la gestión patrimonial.

• Diseñar la metodología y asistencia en el análisis y obtención de datos.

El sistema de gestión patrimonial tendrá que integrarse con la aplicación contable de forma que el inventario de bienes y derechos y el balance de la entidad reflejen la realidad patrimonial.

El Ayuntamiento genera una gran cantidad de información que crece día a día. Los usuarios dedican mucho de tiempo a organizar sus archivos y a buscar documentos concretos en su trabajo diario. El aumento constante del volumen de información documental y de correo electrónico hace que el servicio de informática municipal tenga que ampliar periódicamente los sistemas de almacenamiento de archivos y de copias de seguridad.

Por otro lado, los diferentes departamentos municipales trabajan, cada vez más, de una forma más transversal. Los proyectos se abordan desde una perspectiva multidisciplinaria y, por lo tanto, los técnicos municipales necesitan aperos que facilitan el trabajo colaborativo.

Los sistemas de gestión y creación de documentos utilizados actualmente en el Ayuntamiento no permiten trabajar en equipo mediante la compartición y la edición conjunta de documentos, la comunicación en tiempo real a través de mensajería o videoconferencia, la gestión y planificación de proyectos, el acceso a la información desde dispositivos móviles, etc.

Para solucionar estas cuestiones y, al mismo tiempo, resolver el problema que representa la creciente necesidad de almacenamiento de información, se hace necesario implantar una solución de gestión documental y trabajo colaborativo en la nube.

El proyecto consiste a implantar un sistema que cubra todo el ciclo de gestión de los recursos humanos y que centralizo la información en lo referente a la estructura, selección, vida laboral, evaluación y desarrollo, compensación, control de presencia, etc.

La aplicación tiene que disponer de un portal del personal empleado con el cual el personal municipal tenga acceso a todos sus datos laborales y pueda realizar las solicitudes y gestiones internas. Las solicitudes se tendrán que tramitar a través de flujos de gestión descentralizada que agilizan los procedimientos internos.

La solución escogida tendrá que facilitar el trabajo del departamento de personal, automatizando las tareas rutinarias y ofreciendo un potente sistema de consulta y análisis de la situación de los recursos humanos del Ayuntamiento.

El proyecto prevé la implantación de un sistema único e integrado de gestión automatizada de actas de plenos. El sistema tiene que indexar palabras, orden del día e intervinientes, para ofrecer al funcionariado la posibilidad de firmar digitalmente videos, audio y cualquier documento electrónico con plena validez jurídica. Así mismo, tiene que permitir la publicación en el portal web municipal de las actas digitales mediante un visor sencillo que facilito la localización y visualización de puntos concretos de la sesión.

La UNE 66182:2015 «Guía para la evaluación integral del gobierno local y el desarrollo como ciudad inteligente» (AENOR, 2015) ofrece un instrumento de diagnóstico de la realidad municipal para ayudar en los ayuntamientos en el proceso de transformación y avance hacia una ciudad inteligente.

La norma define el término «Inteligente» como «la estrategia de progreso del gobierno local basada en la aplicación de los avances tecnológicos, especialmente las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), para tener servicios más eficientes y mejorar la calidad de vida de los habitantes y visitantes de su término municipal, así como contribuir al desarrollo económico, social y ambiental».

Esta norma proporciona una metodología sencilla y práctica, que no exige conocimientos técnicos o especializados en gestión de calidad, o en el ámbito de las tecnologías de la información y comunicación. El proceso de evaluación (diagnóstico) se realiza considerando un conjunto de pautas metodológicas. Básicamente consiste a contrastar las actuaciones municipales con un sistema integral de indicadores para determinar el nivel de desarrollo de la estrategia de ciudad inteligente.