L’Ajuntament genera una gran quantitat d'informació que creix dia a dia. Els usuaris dediquen molt de temps a organitzar els seus arxius i a buscar documents concrets en el seu treball diari. L’augment constant del volum d’informació documental i de correu electrònic fa que el servei d’informàtica municipal haja d’ampliar periòdicament els sistemes d’emmagatzematge d’arxius i de còpies de seguretat.
Per altra banda, els diferents departaments municipals treballen, cada vegada més, d’una forma més transversal. Els projectes s’aborden des d’una perspectiva multidisciplinària i, per tant, els tècnics municipals necessiten eines que faciliten el treball col·laboratiu.
Els sistemes de gestió i creació de documents utilitzats actualment en l’Ajuntament no permeten treballar en equip mitjançant la compartició i l’edició conjunta de documents, la comunicació en temps real a través de missatgeria o videoconferència, la gestió i planificació de projectes, l’accés a la informació des de dispositius mòbils, etc.
Per a solucionar aquestes qüestions i, al mateix temps, resoldre el problema que representa la creixent necessitat d’emmagatzematge d’informació, es fa necessari implantar una solució de gestió documental i treball col·laboratiu en el núvol.