El Ayuntamiento genera una gran cantidad de información que crece día a día. Los usuarios dedican mucho de tiempo a organizar sus archivos y a buscar documentos concretos en su trabajo diario. El aumento constante del volumen de información documental y de correo electrónico hace que el servicio de informática municipal tenga que ampliar periódicamente los sistemas de almacenamiento de archivos y de copias de seguridad.
Por otro lado, los diferentes departamentos municipales trabajan, cada vez más, de una forma más transversal. Los proyectos se abordan desde una perspectiva multidisciplinaria y, por lo tanto, los técnicos municipales necesitan aperos que facilitan el trabajo colaborativo.
Los sistemas de gestión y creación de documentos utilizados actualmente en el Ayuntamiento no permiten trabajar en equipo mediante la compartición y la edición conjunta de documentos, la comunicación en tiempo real a través de mensajería o videoconferencia, la gestión y planificación de proyectos, el acceso a la información desde dispositivos móviles, etc.
Para solucionar estas cuestiones y, al mismo tiempo, resolver el problema que representa la creciente necesidad de almacenamiento de información, se hace necesario implantar una solución de gestión documental y trabajo colaborativo en la nube.